Vereinsregister

Starten Sie das Modul Vereinsregister im Hauptmenü über den Menüpunkt [Bearbeiten] [Vereinsregister]. Folgendes Formular wird Ihnen zur weiteren Auswahl angezeigt:

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Ihre Auswahlmöglichkeiten:

[Neu] Betätigen Sie diesen Schalter um eine Neuanlage durchzuführen
[Suchen] Betätigen Sie diese Schaltfläche um nach bereits erfassten Einträgen zu suchen.
[Beenden] Zum Beenden des Moduls Vereinsregister, klicken Sie diese Schaltfläche

Suche

Sie können die Suche über den [Suchen]-Schalter von dem beim Modulstart angezeigten Formular oder über den Menüpunkt [Datei] [Suchen] während das Erfassungsformular angezeigt wird starten.

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Allgemeine Erörterungen

PC-KLAUS hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass Sie nach allen Eingabekriterien und allen Kombinationen Ihre Suchen durchführen können. Sogar das Speichern immer wieder verwendeter Suchbedingungen, z.B. zur Ausgabe oder den Export in Listenform aller Vereine, wurde für Sie realisiert. Die Hauptseite, die Ihnen nach dem Start des Formulars angezeigt wird, ist die Schnellsuche. Hier haben wir die Suchbegriffe hinterlegt, die erfahrungsgemäß am häufigsten verwendet werden. Möchten Sie eine andere Standard-Suchseite beim Starten des Suchformulars, dann betätigen Sie bitte in der Auflistung der Suchbereiche die rechte Maustaste.

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Wählen Sie den markierten Punkt um die entsprechende Seite als neuen Suchstandard zu speichern. In der linken Auflistung wird Ihnen die Unterteilung der Suche angezeigt. Klicken Sie auf einen Eintrag, werden Ihnen die entsprechenden Eingabefelder angezeigt.

Schnellsuche

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Auf der Seite Schnellsuche können Sie die am häufigsten verwendeten Suchkriterien eingeben.

Mitglieder - Ansprechpartner

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Auf der Seite Mitglieder-Ansprechpartner können Sie nach Detailangaben der Mitglieder oder Ansprechpartner im Verein suchen.

Statistik

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Die Seite Statistik funktioniert unabhängig von der restlichen Suche. Markieren Sie die gewünschte Statistik und betätigen Sie den Schalter [Statistik generieren].

Benutzeroptionen

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Markieren Sie hier, wenn die Suchergebnisse im Vollbildmodus oder je nach Status farbig angezeigt bekommen möchten.

Gefundene Vereine

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Nach einer erfolgreichen Suche wird automatisiert das Ergebnis angezeigt. Falls in den Benutzeroptionen die Anzeige des Ergebnisses im Vollbildmodus eingestellt wurde, wird der gesamte Bildschirminhalt für die Darstellung des Suchergebnisses verwendet. Um ein einzelnes Suchergebnis im Vollbildmodus anzuzeigen oder den Vollbildmodus wieder zu verlassen, setzen Sie das Ankreuzfeld Vollbild Ansicht unterhalb der Tabelle mit dem Suchergebnis. Mit einem [Doppelklick] auf einen Datensatz in der Tabelle,

durch Markieren des gewünschten Datensatzes und bestätigen der Taste [Übernahme...] oder über das Kontextmenü [rechte Maustaste] [Übernehmen] können Sie einen Datensatz aus dem Suchergebnis übernehmen. Über das Kontextmenü haben Sie auch die Möglichkeit einen Datensatz als Kopie zu übernehmen. Wählen Sie hierzu den Eintrag [Als Kopie übernehmen].

Neuanlage

Sie können die Suche über den [Neu]-Schalter von dem beim Modulstart angezeigten Formular oder über den Menüpunkt [Datei] [Neu] [Neu] während das Erfassungsformular angezeigt wird starten. Sie können auch die Kopie eines bereits erfassten Datensatzes erstellen. Die Kopie kann direkt aus dem Suchergebnis, wie im letzten Abschnitt beschrieben oder aus dem Ansichtsmodus über den Menüeintrag [Datei] [Neu] [Kopie anlegen...] erstellt werden.

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Im linken oberen Bereich des Erfassungsformulars finden Sie eine kurze Zusammenfassung des aktuell angezeigten Falls.

Seite Verein

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Wählen Sie die Art des Vereins. Sie können die zur Auswahl stehenden Einträge über [Extras] [Vereinsarten bearbeiten…] anpassen. Erfassen Sie den Status des Vereins. Erfassen Sie das Gründungsdatum. Das Auflösungsdatum können Sie nur bei gewähltem Status Auflösung/Liquidation oder Beendet erfassen. Tragen im Datum der letzten Meldung ein, wann Ihnen zuletzt aktuelle Daten gemeldet wurden. Sie können wie bei jeder Datumserfassung einen [Doppelklick] verwenden, um das aktuelle Datum zu übernehmen oder mit der [rechten Maustaste] das Datum aus einem Kalender auswählen. Erfassen Sie den Sitz des Vereins. Beachten Sie dazu bitte das Kapitel Adresserfassung. Erfassen Sie – falls erforderlich – eine alternative Anschrift für den Verein.

Seite Ansprechpartner

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Erfassen Sie Ansprechpartner im Verein direkt in der Tabelle. Sie können die Tabulator-Taste (Tab) verwenden um in das nächste Feld zu wechseln. Verwenden Sie die Bildlaufleisten um den gewählte Ansicht der Tabelle zu ändern. Verwenden Sie die Schalter im unteren Bereich, um den aktuell gewählten Eintrag zu entfernen oder einen leeren Eintrag hinzuzufügen. Übt ein Ansprechpartner seine Funktion nicht mehr aus, wählen Sie die Funktion Mitglied aus. Nach dem nächsten Speichervorgang befindet sich die Person in der Auflistung Mitglieder. Die auswählbaren Funktionen sind über [Extras] [Ansprechpartner-Funktionen bearbeiten] anpassbar.

Seite Mitglieder

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Erfassen Sie Mitglieder des Vereins direkt in der Tabelle analog zur Seite Ansprechpartner oder Importieren Sie Mitgliederlisten aus Dateien über [Extras] [Import…]. Ist ein Mitglied Ansprechpartner im Verein, wählen Sie die entsprechende Funktion aus. Nach dem nächsten Speichervorgang befindet sich die Person in der Auflistung Mitglieder.

Seite Sonstiges

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Erfassen Sie die Anzahl der Mitglieder. Mit dem Schalter [Anzahl aus Mitgliederliste ermitteln] können Sie die Gesamtanzahl aus den Anzahlen der Erwachsenen, Jugendlichen und Kinder in der Mitgliederliste automatisiert ermitteln. Erfassen Sie interne Bemerkungen zum Verein.

Seite Förderung

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Erfassen Sie Angaben zur Vereinsförderung. Im unteren Bereich werden die Bankverbindungen des Vereins aus der Adresse des Vereinssitzes angezeigt. Die gewählte Bankverbindung kann mit dem Schalter [Kopieren] über die Zwischenablage in andere Anwendungen eingefügt werden. Wählen Sie den Link [Erfassen] um Bankverbindungen zu ändern oder neu zu erfassen. Sie finden die Bankverbindungen auf der Seite [Sonstige Firmendaten] im Abschnitt [Erlaubnisse, HWK und Bankverbindung]. Ist die Seite nicht verfügbar, können Sie die Seite über den Link [Sonstige Firmendaten bearbeiten] auf der ersten Seite einblenden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Handbuch Allgemeine Adressen.

Bearbeiten

Einen bereits gespeicherten Datensatz können Sie über die Suchfunktion, wie im Kapitel Suche beschrieben, suchen und zur Ansicht übernehmen. Nach der Übernahme aus der Suche befindet sich der Datensatz im Ansichtsmodus. Es können keine Änderungen am Datensatz durchgeführt werden. Um den Fall zu bearbeiten, wählen Sie den Schalter [Bearbeiten] aus der Schalterleiste oder den entsprechenden Menüpunkt [Datei] [Bearbeiten]. Sie können jetzt Änderungen durchführen. Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben, verwenden Sie den [Speichern] Schalter in der Schalterleiste oder den entsprechenden Menüeintrag [Datei] [Speichern]. Eventuell fehlende Pflichtangaben werden gemeldet.

Löschen

Über den Schalter [Löschen] aus der Schalterleiste oder den entsprechenden Menüpunkt [Datei] [Löschen] können vorhandene Datensätze gelöscht werden.

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Wählen Sie, ob Sie den im Hintergrund angezeigten aktuellen Datensatz, alle Datensätze innerhalb des durch die letzte Suche ausgewählten Bereich, oder alle erfassten Datensätze löschen möchten.

Ausgabe und Listendruck

Über den Schalter [Drucken] aus der Schalterleiste, oder dem entsprechenden Menüpunkt [Datei] [Drucken] können vorhandene Listen und Benachrichtigungen ausgegeben werden.

Listen und Formulare

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Für den Druck einer Übersichtsliste markieren Sie das Ankreuzfeld Übersicht und den gewünschten Umfang. Markieren Sie die entsprechen Felder, um die Kontaktdaten der Ansprechpartner, Mitglieder mit auszugeben. Die Option Förderung steht nur für die Vereinszusammenfassung zur Verfügung. Benötigen Sie Liste mehrfach, können Sie die Anzahl im unteren rechten Bereich festlegen. Markieren Sie, ob das Druckformular automatisiert nach jedem Speichervorgang angezeigt werden soll.

Benachrichtigung

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Erstellen Sie Anschreiben an den aktuellen Verein oder alle über die Suche gewählten Vereine. Wählen Sie den Adressaten, erfassen Sie Betreff und Text. Über die Textbausteinschalter können Sie vorerfasste Textblöcke übernehmen. Benötigen Sie mehrere Exemplare, stellen Sie im unteren rechten Bereich die Anzahl der Kopien ein.

Vereinsarten bearbeiten

Über den Menüpunkt [Extras] [Vereinsarten bearbeiten] können Sie vorhandene Vereinsarten bearbeiten, neu erfassen oder entfernen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Programmteil Vereinsregister allein gestartet haben.

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Markieren Sie im oberen Bereich einen Eintrag und führen Sie im unteren Bereich Änderungen durch. Verwenden Sie die nebenstehenden Schalter um neue Einträge zu erstellen oder gewählte Einträge zu löschen. Bestätigen Sie die Änderungen mit [OK]. Wählen Sie den Schalter [Abbruch], um die Änderungen an den Vereinsarten rückgängig zu machen.

Neuzuweisung gelöschter Vereinsarten

Wurde eine gelöschte Vereinsart bereits verwendet, erscheint ein zusätzliches Formular in dem Sie eine Vereinsart auswählen können, durch die die bisherige Vereinsart ersetzt werden soll.

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Wählen Sie die Vereinsart und bestätigen Sie mit dem Schalter [Ersetzen]. Wählen Sie den Schalter [Abbruch], um die Änderungen an den Vereinsarten rückgängig zu machen.

Ansprechpartner-Funktionen bearbeiten

Über den Menüpunkt [Extras] [Ansprechpartner-Funktionen bearbeiten] können Sie vorhandene Funktionen für Ansprechpartner bearbeiten, neu erfassen oder entfernen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie den Programmteil Vereinsregister allein gestartet haben.

Ansprechpartner-Funktionen bearbeiten

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Neuzuweisung gelöschter Funktionen

Wurde eine gelöschte Funktion bereits verwendet, erscheint ein zusätzliches Formular in dem Sie eine Funktion auswählen können, durch die die bisherige Funktion ersetzt werden soll.

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Wählen Sie die Funktion und bestätigen Sie mit dem Schalter [Ersetzen]. Wählen Sie den Schalter [Abbruch], um die Änderungen an den Vereinsarten rückgängig zu machen.

Import von Mitgliederdaten

Über den Menüpunkt [Extras] [Import] können Mitgliederdaten für den aktuell gewählten Verein importieren.

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Wählen Sie eine Datei mit Mitgliederdaten in den Formaten CSV (Trennzeichen getrennt) oder Microsoft Excel 5 mit dem Schalter [Öffnen] aus. Wählen Sie das passende Importschema aus. Hierin sind die Art der Datei, deren Inhalt und die Art der Übernahme in die Mitgliederliste festgelegt. Ein einmal erstelltes Importschema kann immer wieder für gleichartige Dateien verwendet werden. Ist für die gewählte Datei kein passendes Schema vorhanden erstellen Sie über die nebenstehenden Schalter ein neues Importschema oder eine Kopie eines vorhandenen Importschemas, welche Sie anpassen können. Ein nicht mehr benötigtes Schema können Sie entfernen. In der Tabelle können Sie sich eine Voransicht der Importdaten anzeigen lassen. Betätigen Sie hierzu den nebenstehenden Schalter. Unter Optionen können Sie festlegen, wie die Daten in die Mitgliederliste übernommen werden sollen. Sie können die bereits vorhandene Mitgliederliste durch die neuen Daten ersetzen oder die vorhandenen Daten mit den neuen Daten abgleichen. Hierfür können Sie Felder (Spalten) für den Abgleich auswählen. Stimmen diese überein können Sie den gefundenen Eintrag komplett ersetzen oder noch nicht vorhandene Daten aus den neuen Daten ergänzen. Starten Sie den Importvorgang mit dem Schalter [Import].

Neuanlage/Bearbeiten eines Importschemas

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Wählen Sie den Namen für das Schema. Hier bietet sich die Herkunft (Programm und/oder Verein) der Datei an. Wählen Sie den Dateityp. Es stehen Microsoft Excel 5-Tabelle und CSV – also Trennzeichen getrennter Text an. Der untere Bereich ändert sich je nach gewähltem Dateityp. Für den Dateityp Excel 5 können Sie optional ein zu importieren des Arbeitsblatt angeben. Dies ist nicht notwendig, wenn die erste Seite einer Arbeitsmappe importiert werden soll. Befinden sich in der ersten Zeile der Tabelle Spaltennamen, markieren Sie das entsprechende Feld.

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Für CSV-Dateien geben Sie unteren Bereich die verwendeten Trennzeichen für Spalten, Dezimalstellen und Text ein. Wird das Datum im Weiteren nicht automatisiert erkannt, können Sie hier ein Muster für den Aufbau des Datums angeben. Auch hier können Sie angeben, ob sich im der ersten Zeile Spaltennamen befinden. Bestätigen Sie mit [Weiter].

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Weisen Sie möglichst allen Ziel-Spalten Spalten aus Quell-Datei zu. Wählen Sie hierzu die entsprechende Ziel-Spalte im linken Listenfeld und weisen Sie aus der Tabelle mittels Doppelklick in die Tabelle eine Spalte zu. Sie können eine oder mehrere Spalten zuweisen. Für die Übernahme der Daten aus der Spalte können Sie im unteren Bereich jeweils Optionen festlegen. Sie können den kompletten Inhalt oder nur einen Teil übernehmen oder die zu übernehmenden Zeichen auf Ziffern, Buchstaben, Nicht-Ziffern oder Nicht-Buchstaben beschränken. Im unteren Bereich können Sie eine Voransicht mit den aktuellen Einstellungen anzeigen.